Datenschutzerklärung — Netzwerk-Anmeldung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:
materiaterra — unabhängige Initiative (Verein in Gründung)
Ansprechpartnerin: Petra van der Wielen, Deutsche Energie-Agentur GmbH (dena), Chausseestraße 128a, 10115 Berlin
E-Mail: petra.vanderwielen@dena.de · contact@materiaterra.org

2. Zweck der Verarbeitung & Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Registrierung als Kontakt im materiaterra-Netzwerk sowie für die anschließende Kontaktaufnahme und Information über die Aktivitäten, Veranstaltungen und Projekte von materiaterra rund um naturbasierte Baustoffe.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden — die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

3. Welche Daten werden erhoben?

Pflichtangaben: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Akteurstyp (Ihre „Ich bin …"-Auswahl).

Freiwillige Angaben: Anrede, akademischer Titel, Position, Organisation, Telefon, postalische Adresse, Sprachpräferenz, Themen-Interessen, Quelle (wie aufmerksam geworden), freie Anmerkung.

Technische Erfassung beim Anmelden (zum Nachweis der Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO): IP-Adresse, User-Agent (Browser-Kennung), Zeitpunkt der Anmeldung, Zeitpunkt der Bestätigung (Double-Opt-In).

4. Double-Opt-In-Verfahren

Nach Absenden des Anmeldeformulars erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (7 Tage gültig). Erst nach Klick auf den Link wird Ihre Anmeldung aktiv. Nicht bestätigte Anmeldungen werden nach insgesamt 21 Tagen (7 Tage Token-Gültigkeit + 14 Tage Gnadenfrist) automatisch gelöscht. Damit erfüllen wir die deutsche Rechtsprechung zu rechtmäßiger Anmeldung (BGH, Urteil v. 10.02.2011, I ZR 164/09).

5. Speicherung Ihrer Daten (Datenbank)

Ihre Anmeldedaten werden in einer Datenbank gespeichert, die auf dem unten genannten Server betrieben wird. Die Datenbank ist die führende Datenquelle für Ihre Registrierung im materiaterra-Netzwerk und dient der Verwaltung Ihrer Einwilligung, Ihrer Kontaktdaten und Ihres Anmeldestatus.

6. Interne Spiegelung in Google Workspace (Google Sheet)

Zur internen organisatorischen Bearbeitung spiegeln wir Ihre Anmeldedaten zusätzlich in eine interne, nicht öffentlich zugängliche Tabelle (Google Sheet) innerhalb unserer Google-Workspace-Umgebung. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum). Die Spiegelung erfolgt ausschließlich zur internen Pflege des Netzwerks und ist nur einem eng begrenzten Kreis von Berechtigten zugänglich.

Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) inklusive Standardvertragsklauseln. Soweit hierbei ein Drittlandtransfer in die USA stattfindet, stützt sich dieser auf das EU-US-Data-Privacy-Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023). Bei einer Abmeldung wird Ihr Eintrag in der internen Tabelle als „abgemeldet" markiert.

7. Versand von E-Mails (Google Workspace)

Der Versand der Double-Opt-In-Bestätigungsmail sowie weiterer Netzwerk-Nachrichten erfolgt über die eigene Google-Workspace-Infrastruktur von materiaterra (Google Ireland Limited / Google LLC). materiaterra nutzt keinen externen Newsletter- oder Versanddienstleister. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag inkl. Standardvertragsklauseln; ein etwaiger Drittlandtransfer in die USA stützt sich auf das EU-US-Data-Privacy-Framework.

8. Hosting

Diese Anwendung wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland gehostet. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Server-Standort: Deutschland. Beim Aufruf der Seite werden vom Server technische Verbindungsdaten in Logfiles erfasst (IP-Adresse, Datum, abgerufene URL). Diese werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

9. Speicherdauer

• Anmeldedaten (Name, E-Mail, Akteurstyp, freiwillige Angaben): bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.
• Einwilligungsnachweis (IP, User-Agent, Zeitstempel): 3 Jahre nach letztem Kontakt (Verjährungsfrist § 195 BGB).
• Pending-Anmeldungen ohne Double-Opt-In-Bestätigung: Token 7 Tage gültig, danach 14 Tage Gnadenfrist, anschließend automatische Löschung.
• Server-Logfiles: 14 Tage.
• Nach Abmeldung bleibt der Eintrag mit Status „abgemeldet" gespeichert, um zu verhindern, dass Sie versehentlich wieder angemeldet werden. Auf Verlangen löschen wir den Datensatz vollständig (Art. 17 DSGVO).

10. Cookies

Wir setzen nur ein technisch notwendiges Session-Cookie für die interne Administrations-Authentifizierung. Es wird gelöscht, sobald der Browser geschlossen wird. Auf der Anmeldeseite findet kein Tracking statt — kein Google Analytics, kein Facebook-Pixel, keine Drittanbieter-Tracking-Cookies.

11. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessen", Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf der Einwilligung jederzeit (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — am einfachsten über den Abmeldelink in jeder E-Mail, oder per Nachricht an contact@materiaterra.org

Anfragen bearbeiten wir innerhalb der gesetzlichen Fristen (i. d. R. binnen 30 Tagen).

12. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die finale Angabe der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde wird mit Abschluss der Vereinsgründung ergänzt.

13. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Anwendung nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://" in der Adresszeile Ihres Browsers.